En un entorno cada vez más dinámico, la comunicación interna eficaz y la colaboración son esenciales para el éxito de una organización.
La intranet, como un tejido invisible, conecta a las personas, nutre la colaboración y despierta el potencial de todos.
- Mejora del Intercambio de conocimientos: Proporciona un espacio para compartir experiencias, ideas y conocimientos, fomentando la innovación y el intercambio entre los equipos. Permite que la organización acceda a la información necesaria para el desarrollo de sus actividades diarias, esto incluye manuales, procedimientos, mejores prácticas, tableros con información, entre otras cosas.
- Ahorra tiempo y costos: Centraliza la información y los recursos, reduciendo el tiempo perdido en la búsqueda de datos. Automatiza tareas rutinarias, permitiendo a las personas concentrarse en actividades de mayor valor. Aumenta la productividad y agiliza los procesos internos.
- Favorece el trabajo en equipo: Facilita la comunicación y la coordinación. Los equipos pueden compartir documentos, aplicaciones y herramientas de manera segura. La información fluye de manera eficiente, contribuyendo a mejorar la toma de decisiones y al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
- Contribuye a la gestión de los proyectos: Centraliza la información, documentos, planes y detalles relevantes, ayudando a mantener la coherencia y la alineación en los procesos de trabajo. Facilita el acceso rápido a la información necesaria para tomar decisiones y evaluar el progreso al mismo tiempo que promueve el intercambio dentro de los equipos de proyecto, PMO y áreas involucradas.
La experiencia de uso
Una intranet bien diseñada y utilizada puede transformar la experiencia de las personas, convirtiéndose en una herramienta poderosa para fortalecer la conexión entre ellas mismas y con la organización. Brinda un espacio para reconocer los logros y contribuciones, permitiendo hacer públicas las felicitaciones, compartir logros y fomentar el sentido de pertenencia. La participación de los miembros de la organización que contribuyen con comentarios y sugerencias, no solo demuestran que cada voz es valorada, sino también que todos tenemos algo para aprender del resto.
Además, la intranet puede ofrecer oportunidades de aprendizaje y desarrollo mediante cursos en línea, webinars y recursos de capacitación, que contribuyen al desarrollo profesional de las personas y orientan su crecimiento en línea con la evolución de la organización.
Del mismo modo que las buenas prácticas son catalizadoras para el éxito, una experiencia confusa o inadecuada puede resultar en pérdidas económicas y de oportunidades de negocio. Por esta razón son varios los actores que deben estar alerta, desde Recursos Humanos hasta IT, para asumir los desafíos que se vinculan con la implementación de soluciones integrales que respondan a las necesidades actuales y evolucionen junto con el negocio.
Customización
Las soluciones empaquetadas de intranet, si bien se ofrecen listas para usar en casos de aplicación específicos, pueden no satisfacer todas las necesidades que están presentes en una organización. La mayoría se centra inicialmente en la comunicación y colaboración de los empleados, mientras que los servicios de conocimiento y los portales de aplicaciones a menudo desempeñan un papel secundario.
Es fundamental que la construcción de la intranet esté estrechamente alineada con las necesidades y características particulares de cada organización, su cultura y visión a largo plazo.
Aspectos a considerar:
- Personalización: Cada empresa tiene una cultura y procesos internos únicos. Por lo tanto, la intranet debe adaptarse para satisfacer las necesidades específicas de comunicación, colaboración y gestión de la información de cada comunidad.
- Segmentación de usuarios: Diferentes grupos de usuarios, como empleados, gerentes o equipos de proyectos, tienen necesidades distintas. La intranet debe proporcionar contenido relevante y funcionalidades específicas para cada grupo.
- Integración con sistemas existentes: La integración con los sistemas ya en uso asegura una experiencia fluida para los empleados y evita la duplicación de esfuerzos al utilizar la intranet junto con otras herramientas y plataformas de negocio.
- Escalabilidad: La intranet debe ser capaz de crecer y adaptarse a medida que la empresa evoluciona, incorporando nuevas funciones y características según sea necesario para acompañar los cambios en el negocio y las tecnologías emergentes.
Una intranet bien implementada puede ser una herramienta poderosa para fomentar la colaboración, compartir información y agilizar los procesos internos en una organización.