Cuando hablamos de metodologías ágiles, no nos acotamos a pensar en una herramienta, sino en una estrategia integral que impulsa a las organizaciones a gestionar los proyectos con rapidez y flexibilidad. YPF, la compañía emblemática de Argentina, encontró la oportunidad de desafiarse para innovar y optimizar la operación. La compañía abrazó la agilidad, rompió moldes y se convirtió en un ejemplo de adaptación constante.
YPF, siglas de Yacimientos Petrolíferos Fiscales, S. A., es una empresa argentina de energía que desempeña un papel crucial en la economía del país. Dedicada a la exploración y explotación de petróleo y gas, su posición de liderazgo abarca toda la cadena de valor, desde la producción hasta la refinación y venta de combustibles. Además de hidrocarburos, YPF está involucrada en la generación de electricidad y energías renovables.
Es por esto que YPF es una pieza fundamental en el panorama energético argentino, impulsando el crecimiento y la sostenibilidad del país.
A lo largo de sus 100 años de historia, YPF ha sabido adaptarse a los cambios de la coyuntura, al mismo tiempo que se ha integrado en la vida cotidiana de los argentinos a través de su amplia oferta de productos y servicios. La presencia de YPF se extiende por todo el país, dejando una huella en cada rincón.
Desafío:
En un contexto particular, la compañía encontraba desafíos significativos en relación a la simplificación y optimización de los procesos en Downstream e YPF GAS. El negocio anhelaba hacer ciertas sus expectativas y se encontraba en un momento crucial. Pero ¿cómo lograrlo? Rompiendo moldes. Para llevar adelante la transformación que se buscaba era esencial comenzar a abandonar las estructuras jerárquicas tradicionales y adoptar un enfoque ágil. El enfoque tradicional que marcó el crecimiento durante tanto años, necesitaba abrirse a nuevas maneras de hacer e innovar. Los usos y costumbres, tan arraigados en estructuras jerárquicas, habían generado procesos engorrosos, con múltiples pasos y aprobaciones. Transformarse para seguir creciendo requería de un cambio basado en cuatro claves estratégicas:
- Empoderamiento de los equipos, otorgando autonomía a cada célula para identificar, sugerir y aplicar mejoras en los procesos. La autogestión convertida en norma.
- Priorización inteligente, a partir de un método para priorizar proyectos. No todo sería urgente; el foco debía estar en lo esencial.
- Estructuras transversales, mediante roles y jerarquías que debían reconfigurarse. El surgimiento de células multidisciplinarias para fomentar la colaboración.
- Visión unificada, para desaparecer el “efecto silo”, al mismo tiempo que la gestión del tiempo se beneficia de la visión compartida. Todos remando en la misma dirección.
Solución:
Con el liderazgo del área de Procesos y un diagnóstico integral que aportó la coyuntura para el cambio, YPF Gas e YPF Downstream abrieron un nuevo capítulo en su historia a partir de la creación de células ágiles multidisciplinarias y transversales. Cada célula se enfocó en un proyecto específico de mejora de procesos. Este enfoque transformacional se convirtió en uno de los objetivos estratégicos de la compañía, marcando un hito crucial para su evolución. Una cultura de innovación y espacios para el benchmarking, permitieron el liderazgo de YPF se consolidara a través de redes colaborativas y de la creación de valor.
Las claves para llevar a cabo esta solución se tradujeron en los siguientes pilares de transformación:
- Reconversión de roles: Se redefinieron los roles en las áreas de procesos y negocio para adaptarse al nuevo enfoque ágil.
- Adopción del mindset agile: Se promovió entre los equipos mediante acompañamiento y la facilitación para asegurar la incorporación activa del conocimiento y los nuevos hábitos. Al mismo tiempo se empoderó a los roles clave mediante coaching y mentoring.
- Evaluación de madurez: Se evaluó la madurez de cada célula y sus roles para determinar cuándo estaban listos para avanzar o volverse autónomos.
- Comunidad de práctica: Se creo una red de colaboración que al mismo tiempo sirve de sitio de referencia para la resolución de desafíos de negocio
- OKRs y métricas de performance: Se establecieron objetivos clave y métricas para medir el éxito y generar aprendizajes.
Para implementar estas estrategias, se llevaron a cabo diversas actividades, como talleres de Embajadores de Calidad, planificación de apertura y conformación de células, definición de alcance mediante Inception, acompañamiento durante el ciclo de vida a través de un roadmap, facilitación de eventos, calibración y feedback con los referentes de las células, y evaluación continua de la madurez de los equipos.
La organización se transformó en una red colaborativa, donde la experimentación y el aprendizaje se han vuelto prácticas habituales.
Resultado:
En el transcurso de estos años de colaboración con YPF, la empresa ha experimentado una notable evolución. Comenzando con solo tres células de trabajo, la iniciativa ha crecido hasta impactar a diez células: dos ya completadas y ocho aún en desarrollo, de las cuales cinco son autónomas y tres continúan recibiendo apoyo. Este crecimiento ha ampliado el alcance de la iniciativa de 130 a 287 personas involucradas.
La adopción de prácticas ágiles se ha extendido también a las plataformas de capacitación de YPF, enriqueciendo los conocimientos y habilidades de los empleados. Muchos colaboradores, que forman parte de los equipos de Scrum en diferentes células, han asumido diversos roles como Scrum Master, Product Owner y Desarrolladores. La comunicación interna ha sido revitalizada por la mentalidad ágil, con la creación de materiales que facilitan la comprensión de cómo las iniciativas ágiles influyen en la organización, promueven la participación y reflejan los principios y valores ágiles.
El año 2022 marcó un punto de inflexión para YPF, destacándose por la presentación de logros significativos derivados de esta nueva modalidad y el fomento de una cultura de innovación. Los resultados tangibles y efectivos de estas iniciativas han obtenido el apoyo, promoción y reconocimiento de la gerencia de negocios.
Con la implementación de la agilidad en células enfocadas en la mejora de procesos y el desarrollo de habilidades y competencias ágiles, YPF ha dado un paso adelante en su eficiencia. Esta evolución reafirma su liderazgo y capacidad de adaptación a entornos complejos, y continúa fortaleciendo su historia de innovación. En este nuevo capítulo, la flexibilidad, colaboración, aprendizaje continuo, enfoque en el cliente, medición y mejora continua son los protagonistas indiscutibles, guiando a la compañía hacia un futuro aún más prometedor.
